Een actief vrijwilligersbeleid maakt de organisatie sterker en zorgt dat de sfeer in de club verbetert. Alles valt en staat met een duidelijke organisatie, waarin elke vrijwilliger bestuurlijk vertegenwoordigd is, en dat zelf ook zo voelt. Gezien worden is de eerste stap op weg naar gewaardeerd worden. Elk bestuurslid heeft korte lijnen naar zijn of haar vrijwilligers en stelt deze ook zelf aan. De juiste man/vrouw op de juiste plek is immers een belangrijk uitgangspunt voor een goed functionerende vereniging. Hier kunt u alles vinden met betrekking tot het vrijwilligersbeleid, we gaan hier dieper op de vier B’s in, binnenhalen, begeleiden, belonen en behouden.

BINNEHALEN

Wat heb je te bieden?
Kijk eerst naar wat je doel is waarvoor je vrijwilligers werft. Door het heel concreet te beschrijven kun je gericht zoeken naar vrijwilligers. Kwantiteit is niet altijd beter dan kwaliteit, want wanneer je iedereen wil werven, bereik je niemand. Vervolgens kun je doelgericht zoeken naar een beoogde vrijwilliger binnen een bepaalde doelgroep. Een werving is succesvol als je de nagedacht hebt over de volgende vragen:
- Waarom ga ik vrijwilligers werven?
- Voor welke taken/activiteiten zoek ik vrijwilligers?
- Wat moet iemand kunnen voor welke taak of activiteit?

Schets een profiel, die niet heel strak hoeft te zijn, maar dat er wel een idee ontstaat wat voor soort persoon er voor welke functie moet komen. Je kan denken aan leeftijd, opleiding, ervaring/kennis, beschikbaarheid, et cetera.

Denk groter, maar soms ook kleiner!
Het kan zijn dat bepaalde taken uitgesplitst kunnen worden. Een 50 jarige bestuurder die een stapje terug doet heeft andere kwaliteiten en motieven om een functie dan een potentiële vrijwilliger in een jongere leeftijdsklasse. Het kan zijn dat de vrijgekomen plaats meerdere functies aan zich heeft verbonden en te breed is geworden. Deze functies kunnen ook onderverdeeld worden over meerdere mensen op basis van diens kwaliteiten.

Wees een eenheid!
Betrek iedereen binnen de vereniging bij de zoektocht van de vrijwilligers.  Samen sta je sterker en enthousiaste vrijwilligers kunnen die boodschap overdragen op andere leden.

Manieren om te werven
- Persoonlijke aanpak
Benader leden persoonlijk face to face of via een telefoongesprek. Persoonlijke benadering werkt beste om mensen over de streep te krijgen, één van de grootste redenen waarom de leden geen vrijwilliger zijn is omdat ze nooit zijn gevraagd. Daarnaast kun je uiteraard ook via de communicatiekanalen (clubblad, website, mailings of de socials) werven, richt je hier ook op de doelgroep die je wilt bereiken.
- Ouders
Hoe kan ik als bestuurder die hele drukke vader of moeder toch overhalen iets te doen voor de club?
Het belangrijkste is om in gesprek te gaan met de ouders op je vereniging. Organiseer bijvoorbeeld een kennismakingsavond/middag. Probeer erachter te komen wie de ouders zijn, wat ze allemaal doen buiten de vereniging en wat ze leuk vinden om te doen. Betrekt ze bij de club! Zij zijn onderdeel van de club. Maar je kan ook veel achterhalen via internet. Kijk bijvoorbeeld naar het LinkedIn-profiel van ouders. Misschien vind je wel iemand die financieel adviseur is. Die heeft de capaciteiten om bijvoorbeeld penningmeester te zijn.
In een gesprek kan je de situatie van de vereniging uitleggen. Schets het belang van vrijwilligers en denk vooral mee in een passende taak voor hem of haar. Niet alle werkzaamheden zijn in het weekend of op wekelijkse basis. Er zijn ook werkzaamheden die doordeweeks of in je eigen tijd kunnen worden gedaan. Of werkzaamheden die eenmalig zijn.
- Onderwijs
Veel scholen stellen hun leerlingen verplicht om al vanaf het middelbaar onderwijs een maatschappelijke stage te volgen. Dit is een mooie kans om een jeugdlid aan te sporen om die stage bij je vereniging te volgen. Dit helpt niet alleen de vereniging  maar betrekt ook het lid bij de club op een leeftijd waar deze leden mogelijk vertrekken.
Daarnaast zijn er bij sportopleidingen op het MBO en HBO ook vaak studenten die zowel stages moeten verrichten of persoonlijke eigenschappen moeten ontwikkelen door activiteiten te doen binnen een vereniging. Ook voor deze groep kan het aantrekkelijk zijn om zich te verbinden aan je club.
- Kijk eens in de wijk!
Heb je bijvoorbeeld moeite met het vinden van barpersoneel? Willen niet telkens dezelfde personen toezicht houden op het gebouw. Wellicht zijn er mensen in de wijk, dorp of stad die betrokken willen zijn bij de vereniging! Zeker personen vanaf middelbare leeftijd willen best de mouwen opstropen en zich betrokken voelen bij een vereniging.
- Samenwerkingen andere basketball/sportverenigingen
Zoek de samenwerking op met andere basketbalverenigingen en sportverenigingen uit de omgeving. Daar waar jullie mogelijk een coach hebben die meer ambitie heeft dan jullie kunnen bieden, zoekt een andere vereniging, die scheidsrechters over heeft, nog een coach met ambitie. Een samenwerking kan dan snel en makkelijk geboren worden. Houdt dus contact met verenigingen uit de buurt.

De eerste indruk telt!
Zorg dat de eerste indruk goed is, geef ze een warm welkom want je vrijwilliger is een aanwinst voor je vereniging.  Nodig hem of haar uit voor een uitgebreide kennismaking, leg de taken uit en vertel wat er verwacht wordt. Zorg als coördinator dat je hem aan het begin nog begeleid, vaak als nieuweling wil je op alles nog ja op zeggen en krijg je te veel en misschien vervelend werk. Genoeg voer om snel weer te vertrekken als vrijwilliger. Zorg dat bij de eerstvolgende vrijwilligersactiviteit de nieuwe vrijwilligers voorgesteld worden.

Vrijwilligersovereenkomst
Het maken van werkafspraken biedt duidelijkheid over wat er van beide partijen verwacht kan worden en wat diens rechten en plichten zijn. Op de site van WOS staan verschillende modelcontracten voor de sport weergegeven. Ook voor vrijwilligers is er een modelcontract gemaakt, deze zijn hier te vinden. Met het ondertekenen van dit contract legt men vast dat het beide eens zijn met de afspraken die zijn gemaakt.

BEGELEIDING

De nadruk ligt vaak op het werven van vrijwilligers, maar dat zou meer moeten liggen op het begeleiden er van. Naast het goed verrichten van zijn of haar taak moet er ook veel aandacht zijn op het welzijn en de motieven van de vrijwilliger.

Voorbeelden van motieven van een vrijwilliger zijn: 

• Sociale contacten
• Ergens bij horen
• Invloed uitoefenen op beleidsvorming
• Zelfstandigheid
• Ontplooiingsmogelijkheden,
• Diversiteit aan taken,
• Contacten met bezoekers/leden,
• Flexibiliteit,
• Duidelijkheid
• Ideële motieven

Voortgangsgesprekken
Jaarlijks gebeurd er veel bij een vereniging en zijn er veranderingen. Het is goed jaarlijks na te gaan bij je vrijwilligers hoe ze het werk ervaren, wat de knelpunten zijn en hoe het gaat. Luister naar de vrijwilliger, toon sympathie en zijn er knelpunten kijk samen met hem of haar hoe je het kan oplossen.

Conflicten uit de weg gaan
Een goede sfeer is belangrijk binnen de groep, toch kan het zijn dat er onenigheid ontstaat. Het belangrijkste hieraan is dat het conflict in een vroeg stadium herkend wordt en er adequaat op wordt gereageerd. Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken wanneer het bijvoorbeeld niet geschikt is voor een bepaalde functie of het vertrek van anderen veroorzaakt. Kijk goed naar de aard van het conflict, een slechtnieuwsgesprek is niet leuk, maar soms wel noodzakelijk. Draai er geen doekjes om en verwijs naar de alternatieven, wellicht is het mogelijk om deze personen in een andere afdeling te plaatsen waar diegene meer tot zijn recht komt.

Een vaste begeleider voor vrijwilligers kan zorgen voor extra rust en kan conflicten sneller waarnemen. De vaste begeleider kan het vaste aanspreekpunt zijn voor alle vrijwilligers met vragen of problemen. Deze begeleider is bij voorkeur ook degene die peilt bij de vrijwilligers via de voortgangsgesprekken, maar ook tijdens informele gesprekken of diegene het nog naar zijn zin heeft.

BELONEN

Vrijwilligers zijn onbetaalbaar, toch? Ze verzetten een hoop werk en doen meestal niet onder aan professionals. Toch worden ze in veel gevallen niet betaald en ondersteunen de vereniging dus vanuit andere beweegredenen.  Waardering is het belangrijkste deel van het vrijwilligersbeleid.  Hieronder vind je verschillende tips hoe je deze groep kan waarderen en belonen.

Persoonlijke benadering
Toon belangstelling voor de vrijwilligers, onder meer bij belangrijke gebeurtenissen zoals wanneer ze examen doen examens, een kind geboren wordt, tijdens verjaardagen et cetera. Ga regelmatig langs bij de vereniging en maak een praatje met de vrijwilligers, maak dan ook een blijk van waardering.

Vrijwilligers in het zonnetje zetten
Er zijn verschillende mogelijkheden om uw vrijwilligers in het zonnetje te zetten, denk bijvoorbeeld aan de landelijke dag van de vrijwilliger in december en de week van de scheidsrechter. straal uit dat de vereniging trots is op de vrijwilligers en bedank hen voor het tot bloei brengen van de vereniging. Een andere manier om een vrijwilliger te belonen is door een vrijwilliger of clubheld van het jaar, periode of maand te benoemen, dit kan door bijvoorbeeld een stemronde te houden onder de vrijwilligers of de leden. Ook het bestuur kan een vrijwilliger kiezen. Houdt dan rekening met sentimenten. Iedereen is een clubheld, ook zij die niet de verkiezing winnen.
Verder kan er gekeken worden naar wat er mogelijk is met de huidige of misschien wel nieuwe sponsors, zijn er speciale acties voor vrijwilligers aan te bieden?

Onderscheidingen
Een extra, speciale, manier om je vrijwilliger waardering te tonen is door hem erelid te maken, de eisen hiervoor kun je zelf stellen.  De NBB heeft ook een speciale verenigingsspeld in het leven geroepen voor vrijwilligers die minimaal 15 jaar betrokken zijn bij een basketbal vereniging.

Clubheld van het jaar
Jaarlijks is er een verkiezing tot clubheld van het jaar, hier kan de vrijwilliger winnen op basis van gemeente of provincies.

Vergoedingen
Wil je de vrijwilliger belonen door middel van een vergoeding? Dat kan! Het is mogelijk om onder bepaalde voorwaarden belastingvrij te belonen tot een maximumbedrag van 180,- euro per maand, wanneer het totaal niet hoger uitvalt dan 1.800,- per jaar. Wordt de vrijwilliger meer betaald, dan telt de vergoeding als inkomen en moet er dus inkomensbelasting worden betaald. Lees meer over dit onderwerp op de site van de belastingdienst.

BEHOUDEN

Toon interesse
Behoeftes kunnen veranderen tijdens het vrijwilligersproces, een scheidsrechter wil misschien in een hogere klasse fluiten, bestuursleden willen een stapje terug doen, andere willen juist meer doen voor de vereniging. Bespreek met je vrijwilligers regelmatig wat hun wensen zijn zodat je hier op kunt anticiperen.

Doorgroeimogelijkheden
Veel vrijwilligers willen zich in hun taak of positie kunnen ontwikkelen. Door hierop in te spelen kan je voorkomen dat men uitgekeken raakt op zijn of haar positie en voorkom je mogelijk een vertrek van de vrijwilliger. Weten wat je vrijwilliger wil is zilver, er wat mee doen is goud.  Er zijn verschillende mogelijkheden om iemand door te laten ontwikkelen. Laat hem of haar eens meekijken binnen een andere functie, zijn er taken die je kan toevoegen of kun je een opleiding aanbieden?

Activiteiten
Om extra binding te krijgen met de vrijwilligers is het aanbieden van activiteiten exclusief voor vrijwilligers een belangrijk onderdeel. Dit kunnen bijvoorbeeld  borrels, barbecues, vrijwilligersavonden en dergelijke activiteiten zijn.

Exitgesprek
Ga na bij vertrekkende vrijwilligers wat de reden is van hun vertrek, mochten daar negatieve aspecten uitkomen waarmee je als vereniging iets kan doen, kun je maatregelen nemen om verdere uitstroom in te perken.

BETREKKEN VAN JEUGD

Jongeren hebben heel andere behoeftes dan de oudere leden. Zij creëren op deze leeftijd een sterkere mening, maar het is ook een belangrijke fase om de cultuur binnen je vereniging vast te leggen. Hier kun je ook zeker stellen jong geleerd is oud gedaan. Wanneer men vanaf de jeugd leert  dat het bij een vereniging normaal is om iets extra’s te doen en dat iedereen nodig is zullen ze op een oudere leeftijd ook een vrijwilligersfunctie invullen.

Meer weten over dit onderwerp? Neem via alles over sport een kijkje en verdiep je in de jeugdparticipatie!

GOEDE VOORBEELDEN

Veel sportverenigingen in Nederland kampen met een vrijwilligerstekort. Steeds meer taken worden door steeds minder vrijwilligers gedaan. Bestuurs- en commissieleden zijn constant op zoek naar extra handjes om te ondersteunen met alle werkzaamheden die er nog liggen. En net als je denkt: “Yes! Ik heb een nieuwe vrijwilliger gevonden,” besluit een andere vrijwilliger te stoppen. Het is het lastige werkveld van veel sportverenigingen tegenwoordig en vergeet daarbij de vrijwilliger niet!

Aan vrijwilligers geen gebrek bij Basketbalvereniging Peatminers. Deze vereniging werkt hard aan het goed organiseren van vrijwilligerswerk. Dat doen zij door de vrijwilligers op een taakgerichte manier in te delen.