Financieel beleid

Als sportvereniging heb je met geld te maken. De inkomsten en uitgaven laten de club draaien en groeien. Maar heeft jouw vereniging voldoende aandacht om  gevaren van personen die slechte bedoelingen hebben te voorkomen?

De basis

De Amsterdamse voetbalvereniging D.C.G. uit stadsdeel Osdorp is slachtoffer geworden van diefstal. Uit onderzoek is gebleken dat er in totaal een bedrag van €120.000,= naar de rekening van de penningsmeester is overgemaakt. De voorzitter van de vereniging geeft dat ze mede vanwege de omvang van het  bedrag erg zijn geschrokken: ’Je verwacht het gewoon niet. Achteraf ga je op internet kijken onder de zoekterm ‘Penningmeester en fraude’ en wat denk je: “Wat bij andere clubs in het verleden is gebeurd, kon dus ook bij ons gebeuren”.’

Bovenstaande casus is een bestaande casus uit begin 2020, maar staat zeker niet op zichzelf. Wie googelt op “Penningmeester pleegt fraude” of “Sportvereniging en greep uit de kas” vind talloze actuele en schokkende verhalen. Verhalen die waargebeurd zijn. Verhalen van bestuurders die vertrouwen hadden in de verantwoordelijken. Vertrouwen dat niet altijd terecht bleek te zijn.

Als bestuurder van een basketbalvereniging kan je te maken krijgen met vrijwilligers die een greep uit de kas doen of met sponsoren waarvan het onduidelijk is waar het geld vandaan komt. Het is belangrijk dat je je bewust bent van de financiële risico’s die dit met zich kan meebrengen en die de integriteit van de vereniging kunnen beschadigen.

Wacht daarom niet tot het te laat is, maar maak financiële integriteit op de vereniging bespreekbaar. Via de e-learning financiële integriteit worden verenigingen meegenomen in hoe fraude, corruptie en criminele inmenging voorkomen kan worden en welke signalen zouden moeten leiden tot actie.

Kascommissie

De kascommissie is voor veilig financieel beleid van de vereniging essentieel. De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is, wanneer de boeken van een vereniging niet worden gecontroleerd door een externe accountant. De kascommissie bestaat uit minimaal twee leden, ze worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering en hebben geen zitting in het verenigingsbestuur. De kascommissie is onafhankelijk en onpartijdig.

De kascommissie van een vereniging heeft een zeer verantwoordelijke taak. Het is daarom van groot belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. De kascommissie controleert het bestuur en fouten die niet ontdekt worden, kunnen grote gevolgen hebben voor de vereniging. Een kascommissie heeft de volgende taken:

• De commissie moet vaststellend dat de informatie in het financiële verslag toereikend en correct is. Met toereikend wordt bedoeld dat de informatie niet te veel en niet te weinig is. De inhoud moet toegankelijk zijn. Met correct wordt bedoeld: juist, volledig en actueel. Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid, zodat ze hier een oordeel over kunnen geven.
• De commissie controleert of de vereniging wettelijke bepalingen heeft nageleefd. Denk hierbij aan de naleving van belastingverplichtingen, het inhouden van sociale lasten op betaalde lonen of over het afdragen van omzetbelasting over de ontvangen sponsorgelden. Een kascommissie kan dit controleren door het raadplegen van het financieel verslag.
• De commissie signaleert (financiële) risico’s  voor de vereniging voor de korte en lange termijn. Denk hierbij aan het ontbreken van verzekeringen, of de aanwezigheid van te grote hoeveelheden contact geld.

Er zijn tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en kascommissie en over de taken, verantwoordelijkheden en eisen van en aan een kascommissie.

De Algemene Vergadering van de NBB is in november 2019 akkoord gegaan met het in gebruik nemen van de rekening-courant van Sportlink. Middels deze rekening-courant worden per seizoen 10 termijn bedragen geïnd door de NBB. De vereniging kan er voor kiezen om de betaling plaats te laten vinden door een automatische incasso (of door 10 facturen (en één eindafrekening) te ontvangen en te voldoen.

Per seizoen wordt een voorschot berekend. Bij de berekening van het voorschot voor het seizoen wordt uitgegaan van 90% van de totale kosten van de vereniging van het seizoen ervoor (contributie, boetes, heffingen, etc.) en wordt er rekening gehouden met de voor dat seizoen opgegeven teams betreffende de inschrijfgelden en eventuele voorschotten arbitrage. Aan het eind van het seizoen worden de definitieve kosten (de eindafrekening) over het gehele seizoen opgemaakt. Deze wordt verrekend met de reeds betaalde voorschotten. Dit kan inhouden dat de vereniging dan nog dient bij te betalen of dat de vereniging wellicht geld terug ontvangt.

De vereniging kan het termijnbedrag opvragen in de NBB Sportlink Clubapplicatie, via de menukeuze Vereniging, Rekening Courant bond, Termijnbedragen. U kiest vervolgens het gewenste seizoen  en klik daarna op het zoeksymbool, waarna het termijnbedrag op het scherm zichtbaar wordt. Klik hier voor verdere uitleg.

Contributiekosten

Voor elk lid dat in Sportlink club is aangemeld als lid van de vereniging, wordt contributie belast. De hoogte van de contributie is afhankelijk van het type lid (spelend, recreant, 3X3, project of niet spelend) en eventueel de leeftijd van het lid. De hoogte van de verschillende contributiebedragen is te vinden in de tarievenlijst, die hier te downloaden is.

Naast de contributie wordt per lid een premie doorbelast voor de collectieve ongevallenverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. De kosten voor deze premie zijn 1,30 euro per lid.

Bondscontributie wordt bij de verenigingen geïnd voor alle leden die op of na 15 november in een seizoen bondslid zijn bij een vereniging. Heeft een vereniging een bondslid welke zich voor 15 november heeft afgemeld, maar staat deze wel op een wedstrijdverslag van voor deze datum, dan is het lid alsnog contributieplichtig!

Inschrijfgelden competites

Elk team dat deelneemt aan een competitie is inschrijfgeld verschuldigd. De hoogte van de diverse inschrijfgelden is te vinden in de tarievenlijst, die hier te downloaden is.

Voor een team dat is ingeschreven voor de competitie, maar voor 1 juli is teruggetrokken, blijft het inschrijfgeld verschuldigd. Voor een team dat is ingeschreven voor de competitie maar tussen 1 juli en 23 augustus wordt teruggetrokken, wordt naast het inschrijfgeld ook een boete doorbelast aan de vereniging. Voor teams die vanaf 24 augustus uit de competitie worden teruggetrokken zijn naast de inschrijfgelden en een boete ook de zaalhuren voor de resterende uitwedstrijden van het betreffende team (à 35 euro per uitwedstrijd) verschuldigd. Deze zaalhuren worden een op een gecrediteerd aan de benadeelde verenigingen.

Arbitragekosten

Verenigingen met teams die uitkomen in een competitie waarbij scheidsrechters vanuit de NBB worden aangeschreven, krijgen te maken met arbitragekosten. De arbitragekosten van een team bestaan uit 2 componenten: (1) de wedstrijdvergoedingen en reiskosten van de scheidsrechters en (2) de bijdrage in stage- en beoordelingskosten.

Voor aanvang van het seizoen wordt een voorschot berekend betreffende de arbitragekosten. Na afloop van het seizoen worden de werkelijke kosten berekend en vloeit een deel terug naar de vereniging, of dient de vereniging een extra bedrag te betalen.

1. Wedstrijdgelden en reiskosten van de scheidsrechters

Scheidsrechters die worden aangesteld door de NBB ontvangen hiervoor een wedstrijdvergoeding en een reiskostenvergoeding. De wedstrijdvergoeding is afhankelijk van de divisie waarin de scheidsrechter actief is. De lijst met vergoedingen en tarieven is te vinden in de tarievenlijst, die hier te downloaden is.

De reiskosten bedragen altijd 0,21 euro per gereden kilometer.

De wedstrijdvergoedingen en de reiskostenvergoedingen van de scheidsrechters van een bepaalde competitie worden doorbelast naar de verenigingen die uitkomen in die bepaalde competitie. Dat betekent dat alle uitbetaalde wedstrijdvergoedingen en reiskostenvergoedingen van bijvoorbeeld de Vrouwen Senioren Tweede Divisie bij elkaar worden opgeteld en wordt gedeeld door het aantal gespeelde wedstrijden en vervolgens wordt gedeeld door 2 (omdat per wedstrijd 2 teams meedoen). Zo ontstaat een bedrag per wedstrijd. Elke vereniging betaalt voor ieder eigen team dit bedrag per wedstrijd welke wordt gespeeld in die competitie. Dat betekent dat wanneer een team zich terugtrekt uit de competitie, voordat de competitie is afrond, het team alleen betaalt voor die wedstrijden die zij heeft gespeeld

2. De bijdrage in de stage- en beoordelingskosten

In de begroting is een totaalbedrag opgenomen van € 75.000 van waaruit de stages, bijeenkomsten en bijscholingen van de officials worden betaald. Daarnaast betreft dit de kosten van de inzet van beoordelaren, begeleiders en scheidsrechterscoaches in alle aangeschreven competities. Iedere vereniging waarvan een team deelneemt aan een competitie waarbij aangeschreven scheidsrechters worden aangesteld, betaald een deel van deze kosten. Dit wordt naar rato berekend, en varieert derhalve afhankelijk van het totaal aantal teams per seizoen. Het richtbedrag is:

Per team waar landelijke scheidsrechters worden aangesteld: € 650,-

Per team waar afdelingsscheidsrechters worden aangesteld: € 100,-

Boetes en administratieve kosten

Bij een overtreding van het wedstrijdreglement, het opstarten van een tuchtzaak of bij bepaalde verzoeken kan de NBB een boete opleggen of een administratieve heffing doorbelasten aan een vereniging en/of lid. De hoogte van de boetes en administratieve heffingen zijn te vinden in de lijst van Heffingen en Boetes, die hier te downloaden is.

De binnen een seizoen opgelegde boetes en administratieve heffingen voor een vereniging zijn te vinden in de NBB Sportlink Clubapplicatie, via de menukeuze Vereniging, Rekening Courant bond, Financiële modules. U kiest vervolgens het gewenste seizoen en klik daarna op het zoeksymbool, waarna de diverse modules op het scherm zichtbaar worden. Klik hier voor verdere uitleg.

Wanneer u een vraag heeft over een opgelegde boete of administratieve heffing kunt u contact opnemen met de betreffende competitiemedewerker.