Oprichten, Fuseren, Opheffen

Fuseren van vereniging betekent dat twee of meer verenigingen besluiten om samen verder te gaan. Fuseren is een grote taak die veel tijd in beslag gaat nemen. Het is belangrijk dat verenigingen zich goed inlezen, wanneer zij willen fuseren.

WENS VAN DE LEDEN

Een fusie is iets wat alle leden van de vereniging aangaat. Draagvlak is dus heel belangrijk. Maak als bestuur duidelijk waarom je een fusie overweegt en hoe het bestuur het proces voor zich ziet. Maak het tastbaar en levend. Wees open en transparant, alleen zo kan een goede en eerlijke discussie ontstaan.

Bij de leden leeft vaak een emotioneel aspect. Met name de oudere leden die de vereniging hebben opgebouwd en het zien als hun tweede huis. Zij zullen mogelijk moeite hebben met het idee om afstand te nemen van de vereniging.

Heb oog voor deze leden, neem ze mee in het verhaal en besteed hier tijd aan. Eén informatiemiddag is vaak niet voldoende om leden goed te overtuigen. Ga het persoonlijke gesprek aan met belangrijke personen binnen de vereniging. Wes open en eerlijk en vertel waarom een fusie overwogen wordt. Vertel over de voordelen, maar wees ook eerlijk over de nadelen.

ONDERZOEK

Bij een fusie komt veel kijken. Daarom is het goed om een onderzoekscommissie te instaleren. Zij kunnen onderzoek doen naar de gevolgen voor beide verenigingen na een fusie. Zorg dat beide/alle verenigingen goed vertegenwoordigd zijn in de commissie, niet alleen qua aantal, maar ook qua inbreng. Samenwerking is het kernwoord voor nu en in de toekomst.

De onderzoekscommissie kan kijken naar verschillende aspecten. Wat zijn bijvoorbeeld de verschillen tussen de verenigingen? Qua contributie, besluitvorming, statuten, financiële situatie, accommodatie, ledenbinding, bereidheid om iets voor de club te doen, leveranciers, sponsoren, enz, enz. de lijst kan eindeloos lang zijn en is voor elke onderzoekscommissie anders. Het is de taak van de onderzoekscommissie om de verschillen te signaleren en te beschrijven. Zorg ervoor dat er niet snel de teneur ontstaat “de verschillen zijn zo groot, dit wordt helemaal niets”. Want verschillen zijn er altijd, pas in de volgende stap wordt gekeken hoe we deze verschillen kunnen opvangen.

Het is belangrijk om ook de leden mee te nemen in dit proces. Zeker wanneer zeer betrokken leden mee willen praten. Een commissie van advies kan dan uitkomst bieden. Deze commissie, van leden die de verenigingen vertegenwoordigen, kan de onderzoekcommissie en het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien. Zo betrek je de leden optimaal tijdens het fusieproces.

FUSIECOMMISSIE

Wanneer de onderzoekscommissie alles in kaart heeft gebracht, kan een fusiecommissie in het leven worden geroepen. Dit kunnen natuurlijk dezelfde mensen zijn als de onderzoekscommissie, maar soms is het ook goed om een frisse blik naar de fusie te laten kijken. Zorg er ook nu voor dat beide/alle verenigingen goed vertegenwoordigd zijn in de fusiecommissie. Pas in deze fase worden de besluiten genomen. Dus een goede en neutrale voorzitter is hierbij heel belangrijk. Lukt het niet om een neutrale voorzitter te vinden, zorg dan dat beide/alle verenigingen zich kunnen vinden in de voorzitter.

De fusiecommissie bekijkt de uitkomsten van de onderzoekscommissie en gaat aan de slag met de volgende opdrachten:

1. Wat wordt de nieuwe structuur van de vereniging?
   Denk hierbij aan: hoeveel leden moet het nieuwe  bestuur krijgen? Welke commissie hebben we nodig? Hoe overleggen deze commissies met elkaar? Hoe zorgen we ervoor dat niet één oude verenging de overhand krijgt? Hoe gaan we communiceren met onze leden?
2. Wat zijn de financiële consequenties van de fusie?
   Denk hierbij aan: Wat wordt het nieuwe contributietarief? Hoe kunnen we de financiële administraties van de oude verenigingen samenvoegen? Hoe wordt de penningsmeester gecontroleerd?
3. Welke club willen we zijn (cultuur)?
   Het is belangrijk dat er straks één vereniging staat die met dezelfde mond spreken. Niet één vereniging met daarbinnen verschillende kampen, waarbij we de oude clubkleuren nog veel terugzien. Cultuur kan je maken en sturen.
   Denk hierbij aan: Wat wordt de nieuwe clubnaam? Welke oprichtingsdatum kiezen we? Wat wordt onze missie en visie (waar staan we voor)? Wat wordt ons nieuwe logo, nieuwe kleuren en nieuwe huisstijl? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen verliefd wordt op onze nieuwe club? Juist bij deze stap is het belangrijk om de leden te betrekken. Schrijf een prijsvraag uit voor de nieuwe verenigingsnaam of laat de jongste jeugd de clubkleuren bepalen. 
4. Welke juridische stappen moeten we nemen en wat is de planning?
   Lees je als commissie goed in welke juridische stappen genomen moeten worden. Hou ook de planning in de gaten, maar overhaast niets. Soms is de beslissing beter om de tijd te nemen en de fusie uit te stellen.

Het opheffen van de vereniging moet worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. In de statuten van de vereniging staat beschreven hoe dit dient te gebeuren. In het besluit van het bestuur komt te staan wie de afhandeling van de opheffing zal uitvoeren. Die persoon of organiseren noemen we de vereffenaar. Ook moet worden besloten wie en waar de administratie van de vereniging gaat bewaren. Bij ontbinding van de vereniging moet het nog aanwezige vermogen vereffend. Schulden moet zijn betaald en bezittingen verkocht. Een eventueel resterend saldo moet overeenkomstig de statuten uitgekeerd. Dat geld kun je dus niet uitkeren aan de bestuurders van de vereniging.

Indien je een ANBI opheft staat er in de statuten een bijzonder bepaling. Het eventuele batig saldo moet dan naar een andere ANBI met een vergelijkbaar doel.

De vereffenaar maakt een eindbalans op en deponeert deze bij het handelsregister van de KvK. Na verloop van twee maanden en als er geen crediteur heeft geprotesteerd – mag de vereffenaar het saldo van de vereniging uitkeren. Pas als er geen bekende baten meer aanwezig zijn, houdt de vereniging op te bestaan en kan zij uitgeschreven.

Let op dat je de boeken en bescheiden van de vereniging 7 jaar moet bewaren. Hiervoor moet je een bewaarder aanwijzen. Je kunt nu de vereniging uitschrijven bij het handelsregister.

Om vervelende verrassingen te voorkomen, is het verstandig om samen met een notaris te controleren of alle stappen om een vereniging te ontbinden en het vermogen te vereffenen volgens de statuten zijn verlopen.

Twijfel dus niet en neem contact op met NBB-accountmanager voor jouw vereniging. Klik hier om te achterhalen wie jouw accountmanager is en voor de contactgegevens.